La suite ofimática de Microsoft está conformada por un montón de herramientas muy útiles y versátiles que permiten gestionar, crear, editar y trabajar con documentos y archivos de diversos formatos, como documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y más. Pero una de más infravaloradas, definitivamente, es OneNote.

Básicamente, Microsoft OneNote es una aplicación ofimática diseñada para funcionar como una especie de cuaderno digital donde puedes tomar apuntes, crear proyectos, administrar información y mucho más. Dicho de otro modo, es una herramienta que funciona como un bloc de notas centralizado.

Y si eres de los que utiliza OneNote en Microsoft 365, pero sientes que le falta algo, entonces estás de suerte, ya que hemos preparado este post para contarte algunos consejos prácticos que te ayudarán a sacar el máximo provecho de esta herramienta ofimática. Y si también te interesa dominar Windows 11, puedes echar un vistazo a nuestro post de trucos y consejos.

Puedes combinar dos secciones en una sola en OneNote

Si eres usuario de OneNote, ya debes saber que funciona con secciones y páginas que ayudan a clasificar y organizar correctamente el tipo de contenido en el que trabajas. Sin embargo, si, por el motivo que sea, necesitas fusionar el contenido de dos secciones en las que has estado trabajando, puedes hacerlo de forma muy sencilla si sigues estos pasos.

• Primero, debes hacer clic derecho sobre la sección que quieres combinar.
• Después, se mostrará un menú emergente con varias opciones, y debes seleccionar Combinar en otra sección.
• Tras esto, se mostrará una interfaz en la que tendrás que escoger la sección con la que quieres que se combine.
• Cuando hayas elegido la sección, pulsas Combinar y te mostrará un mensaje de que el proceso se llevó a cabo con éxito.
• Por último, te preguntará si quieres eliminar la sección que sobra para quedarte con una sola que tiene el contenido combinado.

Puedes crear un grupo de secciones en OneNote

Una de las funciones más interesantes de cara a la organización de trabajo en OneNote es la posibilidad de crear grupos de secciones. Básicamente, es una característica que reúne secciones en un mismo espacio para que sea más fácil trabajar con ellas.

Para hacerlo, solo tienes que seguir estos pasos tan sencillos que te mostramos a continuación.

• Debes hacer clic derecho sobre una de las secciones que tienes.
• En el menú emergente, deberás escoger donde dice Nuevo grupo de secciones.
• Tras esto, se creará el grupo de secciones y podrás hacer clic derecho y cambiar su nombre.
• Después, simplemente haces clic en una sección y, sin soltarlo, la arrastras hacia el grupo.
• Repites esto con las secciones que quieras integrar.

Personaliza tus secciones en OneNote

Otro de los puntos más interesantes de Microsoft OneNote es que permite cierto grado de personalización de las notas en las que trabajas. Y es que puedes cambiar el color de las etiquetas de secciones para que sea más fácil trabajar con ellas, o bien puedes exportarlas y hasta copiar vínculos para enviarlos por internet.

Si quieres cambiar el color de una sección, simplemente debes hacer clic derecho y, posteriormente, mueves el ratón hacia la opción Color de sección, lo que mostrará varias opciones de tonos y puedes elegir el que quieras.

Del mismo modo, al hacer clic en la sección en cuestión, verás opciones como Exportar y también Copiar vínculo a la sección, lo que te permitirá compartirlo en internet. Y si quieres proteger el contenido, puedes seleccionar la opción de Proteger con contraseña esta sección.

Cambia el formato del texto usando las herramientas de OneNote

En un principio, puede parecer que la escritura en OneNote, dentro de las secciones, es un tanto caótico y extraño, pero rápidamente te acostumbras. Pero no es todo, ya que, al pertenecer a la suite ofimática de Microsoft, también puede aprovechar características heredadas, como es la posibilidad de editar el formato del texto.

Y es que tan solo debes seleccionar el texto que quieres transformar y verás que aparecen las opciones de edición de texto, permitiéndote cambiar el tamaño, los colores, la tipografía y mucho más. Esto permite personalizar la experiencia.

Así puedes cambiar el color de la página en OneNote

Seguimos con el tema de la personalización en OneNote y esto es algo positivo. Y es que, aunque no sea muy útil, sino estético, debes saber que puedes cambiar el color de fondo de la página de sección en la que estás escribiendo.

Para ello, simplemente debes hacer clic en la opción Vista de la cinta de opciones y pulsas en Color de página. Después, solo tienes que elegir entre las opciones que proporciona la plataforma.

Organiza tus páginas usando etiquetas en OneNote

Otra estupenda forma de organizar tu tiempo y ser más eficiente con tu experiencia en OneNote es utilizando las etiquetas que ofrece la aplicación. Esto hace que no importe que tus documentos estén desordenados y distribuidos en varias secciones, ya que podrás encontrarlos con suma facilidad mediante estos tags.

• Debes acceder al documento o sección que quieras etiquetar.
• Después, debes hacer clic en la opción de Inicio y después en donde dice Insertar etiqueta.
• Entonces, se mostrará un menú emergente con varias opciones.
• Simplemente tendrás que escoger la etiqueta que prefieras.

Puedes dibujar a mano en las páginas de OneNote

OneNote también está muy optimizado para funcionar en dispositivos táctiles, como tablets, móviles u ordenadores con pantalla táctil. Por ende, cuenta con una función que permite dibujar a mano. Esto hace que la experiencia sea mucho más completa.

Para ello, tan solo debes hacer clic en la opción Dibujar de la cinta de opciones. Entonces, puedes elegir si introducir texto, o bien si prefieres la libertad de hacer trazos y puedes escoger entre diferentes plumas. Y un detalle adicional es que esta aplicación ahora integra a Copilot y puede reconocer contenido manuscrito.

Puedes utilizar la calculadora que integra OneNote

Tal vez no lo sepas, pero OneNote ofrece una herramienta de calculadora integrada directamente en la aplicación. Aunque tampoco es la gran cosa, ya que solo permite resolver operaciones matemáticas sencillas, pero es de mucha ayuda.

Para ello, simplemente debes crear un nuevo cuadro e introducir manualmente la operación matemática. Entonces, debes escribir el símbolo de igual «=» y pulsar la tecla espaciadora. Automáticamente se resolverá esta ecuación. Cabe destacar que si no pulsas la barra espaciadora, no se resolverá.

Haz que OneNote se acople a la vista de escritorio

Puede que necesites copiar o buscar información de otras aplicaciones, lo que hace que tengas que estar constantemente entrando y saliendo de OneNote. Esto puede ser molesto. Afortunadamente, hay una solución para ello y es acoplar la herramienta al escritorio y se fijará a la parte derecha en una columna pequeña que no ocupa mucho espacio.

Para ello, simplemente debes hacer clic en la opción Vista de la cinta de opciones. Después, pulsas en Acoplar al escritorio. Tras esto, verás que OneNote se fija en la parte derecha y te permite visualizar y usar otras aplicaciones sin problema. Para restaurar la vista, solo debes arrastrar la interfaz desde los tres puntos de parte superior.

Haz una comprobación de ortografía en OneNote

Es importante siempre cerciorarse de que la ortografía es correcta y de que no hemos cometido erratas al escribir en estas secciones y páginas. Afortunadamente, si quieres tener un poco más de tranquilidad, puedes utilizar la función de comprobación de ortografía que ofrece OneNote.

Simplemente debes hacer clic en la opción Revisar de la cinta de opciones. Aquí encontrarás varias utilidades, como la posibilidad de traducir el texto de un idioma a otro, o bien la comprobación de ortografía. Esta última detectará las erratas y las resaltará.

Envía lo que tiene una página en OneNote a través de correo electrónico

Ya debes saber que, al pertenecer a Microsoft, OneNote está estupendamente integrado con Outlook, la herramienta de correo electrónico de la compañía. Por ende, entre otras cosas, te permite enviar todo el contenido de una sección vía e-mail.

Lo mejor de todo es que el contenido se visualizará dentro del correo exactamente como está en la sección de OneNote. Dicho de otro modo, mantendrá su formato. Para hacer esto, solo tienes que hacer clic en Inicio de la cinta de opciones y seleccionar Enviar página por correo electrónico. Esto abrirá Outlook y podrás visualizar el contenido y añadir el destinatario.

Recorta el contenido de una web y pégalo en OneNote con una extensión oficial

OneNote Web Clipper es el nombre de una extensión oficial de Microsoft y que puedes instalar en tu navegador, ya sea Chrome, Firefox o Edge, por ejemplo. Esto te permitirá capturar páginas web enteras o recortarlas y enviarlas a OneNote para visualizarla después. También permite recortar archivos PDF, vídeos, imágenes y más.

Así puedes extraer el texto de las imágenes que subas a OneNote

Una función de utilidad muy interesante que ofrece OneNote y que no todos saben es la posibilidad de copiar el texto que se encuentra en una imagen que has cargado a alguna sección o página. Esto es muy interesante, ya que permite ahorrar tiempo en lugar de transcribir. Solo debes subir la imagen en cuestión y, después, haces clic derecho sobre esta y seleccionas Copiar texto de la imagen.

La ciberseguridad es un aspecto clave en la vida de las personas. Y es que, con el paso del tiempo, hemos estado subiendo a internet nuestra información personal, archivos sensibles, fotografías privadas y más contenido que no queremos que nadie vea sin nuestro consentimiento. Es por ello que se vuelve indispensable saber cómo protegernos de los cibercriminales.

No solo basta con tener un buen antivirus, sino que también es necesario recurrir a otras acciones para blindar el acceso indeseado a nuestras cuentas, como la de Microsoft, y que nos permite utilizar la nube para guardar archivos en OneDrive, el correo electrónico mediante Outlook y mucho más.

Y si te interesa saber qué medidas adicionales puedes tomar para proteger tu cuenta de Microsoft, has llegado al sitio correcto, pues te contaremos cómo activar la verificación en dos pasos y las claves de paso.

¿Cómo activar la verificación en dos pasos en tu cuenta Microsoft?

Si bien es cierto que es importante utilizar una contraseña segura y difícil de descifrar al momento de configurar la cuenta Microsoft, esto no es todo. Y es que, si por el motivo que sea, los cibercriminales logran adivinar o conseguir esta clave, tendrán acceso a todo nuestro contenido.

Pero es aquí donde entra la verificación en dos pasos. Este es un sistema de seguridad adicional y obligatorio para validar tu identidad como propietario de la cuenta, incluso tras introducir la contraseña correcta.

Básicamente, se trata de configurar un método adicional de verificación de tu identidad, ya sea otro correo electrónico o número telefónico para obtener una clave temporal, o una aplicación de autenticación.

Para activar la verificación en dos pasos en tu cuenta Microsoft, debes seguir esto pasos.

• Primero, debes acceder a la web de tu cuenta Microsoft en el navegador.
• Debes iniciar sesión introduciendo tu correo y contraseña.
• Después, una vez te encuentres dentro, deberás acceder al apartado de Mi Perfil que se encuentra en la parte superior y después en Seguridad.
• En este punto, puede que la plataforma te solicite nuevamente que verifiques tu identidad al introducir tu contraseña.
• Tras todo esto, deberás hacer clic en Verificación en dos pasos.
• Pulsas en Activar.
• Ahora, tienes que seguir las instrucciones que te muestra la plataforma, teniendo que elegir dos métodos de verificación como mínimo.
• Puedes elegir entre un correo electrónico alternativo para que te envíen un código; un número de teléfono donde recibirás un mensaje o llamada con el código; o la aplicación de autenticación, como Microsoft Authenticator.
• Aquí debes utilizar los métodos que prefieras y seguir las instrucciones que te muestra la interfaz para configurarlas correctamente.
• Microsoft te proporcionará un código de recuperación y es importante que lo guardes en un lugar muy seguro, en caso de que pierdas acceso a tus métodos de verificación.
• Por último, ya solo tienes que finalizar la activación y listo.

¿Cómo configurar y utilizar Microsoft Authenticator como verificación en dos pasos?

Anteriormente, te hemos explicado cómo activar la verificación en dos pasos en tu cuenta de Microsoft. Pero si lo prefieres, simplemente puedes instalar la app de Microsoft Authenticator y configurarla con tu cuenta para protegerla de accesos indebidos. Para ello, debes seguir estos pasos.

• Lo primero que debes hacer es descargar la app de Microsoft Authenticator, ya sea en Play Store o en la App Store.
• Ahora, tienes que abrir la app y pulsar en el icono de más «+» o en «Agregar cuenta«.
• Entonces, debes escoger la opción «Cuenta personal de Microsoft».
• Deberás introducir tu dirección de correo electrónico y contraseña para iniciar sesión.
• Después, tendrás que seguir las indicaciones que te muestra la aplicación para activar esta verificación en dos pasos con la app de Microsoft Authenticator.
• Una vez hayas activado esta verificación en dos pasos, siempre que inicies sesión en tu cuenta de Microsoft, deberás introducir el código que muestra.

¿Qué son las claves de paso en Windows y cómo funcionan?

Es importante señalar que la verificación en dos pasos no es el único mecanismo de protección para tu cuenta Microsoft, pues también existen las claves de paso o passkeys y que son una evolución en lo que representa a la autenticación en línea.

En términos simples, la clave de paso es una credencial digital única y que está vinculada directamente a una cuenta de usuario y un dispositivo. Así pues, en vez de introducir una contraseña, la passkey emplea criptografía.

Las claves de paso son una estupenda forma de ser más eficientes con el tiempo, ya que cuando intentes iniciar sesión en alguna web o aplicación, solo deberás introducir el correo y el sistema, en este caso Windows, se encargará de completar la contraseña. Todo esto de forma segura y sin tener que recurrir a otras aplicaciones ni códigos.

¿Cómo crear una clave de paso en Windows 11?

Un detalle interesante que debes tener en cuenta es que, si has iniciado sesión en Windows 11 con tu cuenta de Microsoft, entonces ya estás a medio camino, pues automáticamente se creó una clave de paso para esa cuenta.

Puedes consultarla en todo momento si entras en la Configuración de Windows 11, haces clic en el apartado e Cuentas y después en Claves de paso. Aquí podrás ver la clave de paso asociada a tu cuenta Microsoft.

Ahora, ya solo falta iniciar sesión en la cuenta Microsoft en tu ordenador con clave de paso. Para ello, simplemente debes acceder a la web de Microsoft y al apartado de inicio de sesión.

Entonces, debes hacer clic en la opción «Otras formas de iniciar sesión» y sigues los pasos que te muestra el sistema. Es bastante intuitivo.

¿Cómo administrar las claves de paso en Windows 11?

Es importante también que sepas cómo administrar las claves de paso en Windows 11, ya que algunas cuentas online tienen capacidades limitadas y Microsoft no te ofrece la posibilidad de administrarla desde la web.

Si quiere administrar las claves de paso que tienes registradas en tu PC, tan solo debes acceder a la Configuración de Windows 11, después entras al apartado de Cuentas y Claves de paso. Aquí verás todas las que están guardadas.

En caso de que quieras eliminar alguna, simplemente debes hacer clic en «Ver más» y después en «Eliminar clave de paso«.

Microsoft Edge, el navegador que nació para reemplazar al mítico Microsoft Explorer, y que llegó con Windows 10, ha sufrido muchos cambios desde entonces. En un principio, hubo mucho rechazo por parte de los usuarios, pero tras haberse cambiado a Chromium, la aceptación no ha parado de crecer.

Desde que Edge se cambió a Chromium, empezó a ganar muchas más funciones y mejoras de optimización que lo usuarios agradecieron. Y así, eventualmente, este ha recibido características y novedades que mejoran la experiencia de uso.

Pero no es todo, ya que, recientemente, se ha vuelto posible integrar la experiencia de búsqueda inteligente de Copilot directamente en la interfaz de «Nueva pestaña» en Edge.  Y si te interesa, te contaremos cómo activarlo.

¿Qué puedes hacer con la búsqueda de Copilot en la interfaz de Nueva pestaña de Edge?

Es importante señalar que esta característica se puede activar únicamente, al menos por el momento, a partir de la versión 137 de Edge en el canal Canary. Esto debido a que es una funcionalidad que se está probando antes de ser lanzada al canal estable.

Básicamente, cuando abres una nueva pestaña, verás una barra de búsqueda en el centro y que corresponde a Copilot Search.

A través de dicho campo de texto podrás tener acceso a toda la experiencia de búsqueda de Copilot, pero no debes confundirlo con la ventana de chat de Copilot, sino que es más como un motor de búsqueda que emplea la inteligencia artificial para ofrecer respuestas más completas.

Dicho de otro modo, podríamos decir que es como el «Modo IA» de la búsqueda de Google. Y si te interesa probar esta función y todas sus posibilidades, debes saber que está deshabilitada por defecto. Sin embargo, como comparte Mauro Huculak de Pureinfotech, puedes seguir unos pasos para activarlo.

Pasos para activar la Búsqueda de Copilot en Edge

Como hemos mencionado, esta característica viene desactivada por defecto y no hay ninguna opción en la interfaz de Configuración que permite activarla o ajustar parámetros al respecto.

De hecho, para activar la Búsqueda de Copilot en la «Nueva pestaña» de Edge, es necesario recurrir a los ajustes avanzados del navegador, el menú de flags.

Entonces, solo tienes que seguir los pasos que te mostraremos a continuación y sin modificar nada más o podrías afectar el funcionamiento de Edge.

• Lo primero que debes hacer, lógicamente, es abrir Microsoft Edge.
• Después, haces clic en la barra de direcciones y pegas el siguiente comando: edge://flags/#edge-ntp-composer
• Esto abrirá el menú de flags. Debes identificar el ajuste NTP Composer y hacer clic en el botón para cambiarlo a Enabled o Habilitado.
• Después, en la barra de direcciones, debes pegar este comando: edge://flags/#edge-ntp-composer-chat-ranking
• Identificas la opción NTP Composer Chat Ranking y la cambias a Enabled o Habilitado.
• Ahora, en la barra de direcciones, pegas el comando: edge://flags/#edge-ntp-composer-focus
• Identificas la opción NTP Composer Focus y la cambias a Enabled o Habilitado.
• Entonces, nuevamente, en la barra de direcciones, pegas el comando: edge://flags/#edge-ntp-composer-use-copilot-search
• Ahora, buscas el ajuste NTP Composer Use Copilot Search y lo cambias a Enabled o Habilitado.
• Por último, haces clic en el botón Reiniciar de la interfaz de flags.

Entonces, cuando el navegador vuelva a iniciarse, simplemente abres una nueva pestaña de Edge y verás la experiencia de búsqueda de Copilot.

Y si haces clic en el menú de Copilot, en el cuadro de solicitud, podrás elegir el modo de búsqueda, ya sea «Predeterminado» para sugerencias de navegación, chat y búsqueda; o «Buscar y navegar» para realizar búsquedas avanzadas y «Chat» para disfrutar de una experiencia más conversacional.

En los últimos años, hemos visto una gran revolución en el sector tecnológico debido a la implementación de la inteligencia artificial. Esta tecnología, la cual empezó siendo exclusiva de sectores específicos, ha evolucionado y se ha vuelto de uso cotidiano a través de diversas aplicaciones.

El impacto que tiene la IA en el mundo y la sociedad es real. Debido a esto, ha surgido un gran miedo sobre el futuro de la labor humana en esta nueva era impulsada por la IA. Sin embargo, Jon Friedman, jefe de diseño de Microsoft, ha compartido sus pensamientos sobre este asunto, aprovechando también para comentar sobre los desafíos de la empresa tras adoptar este enfoque de la inteligencia artificial.

El jefe de diseño de Microsoft habla sobre los cambios en las tareas humanas con la llegada de la IA

Es importante señalar que toda esta información proviene de una entrevista que Jon Friedman tuvo con Tom Warren de The Verge, en la que se compartieron muchos datos y detalles interesantes sobre este nuevo enfoque de Microsoft.

Por allá por 2019, Jon Friedman era el líder que dirigía el nuevo enfoque de Microsoft y que tenía la intención de convertir a la empresa en el centro de su hardware y software. Y, aunque esta era la idea central, lo cierto es que este como otros empleados de la compañía han tenido que centrarse en la IA.

Jon Friedman, quien ya había compartido detalles sobre el rediseño que tendría la app de Microsoft 365 Copilot, conversó con el medio The Verge, comentando muchos datos interesantes sobre el nuevo enfoque de Microsoft.

Jon considera que el cambio reciente ha sido bastante dramático, pero también lo son las oportunidades. Este reconoce que tanto el enfoque como las tareas cambiaron en Microsoft, por lo que tenían la misión de descubrir qué podían hacer con estas nuevas herramientas con el fin de ayudar a las personas a familiarizarse mejor con los ordenadores y a aprovecharlos al máximo.

Y fue así que llegaron a la conclusión de que se podía hacer mucho y muy rápidamente. Además, Jon reconoce que su propio rol dentro de la compañía ha cambiado en los últimos meses debido a la presencia de la IA, añadiendo que no solo ha sido el líder de diseño, sino que ha tenido que actuar como editor en jefe de productos.

Microsoft ha demostrado tener un gran compromiso con la IA, tanto a nivel doméstico como empresarial. Y un buen ejemplo de esto último es la implementación de agentes de IA personalizados y también de aplicaciones que son impulsadas por la inteligencia artificial. Sin embargo, para poder lograr todos estos objetivos, también deben modificar su sistema de diseño para ajustarse a los nuevos desafíos.

Cada vez podemos ver que más y más aplicaciones y plataformas integran la IA entre sus herramientas. Y esto se puede apreciar también en el medio creativo, con apps como la suite de Adobe, por ejemplo. Esto ha hecho que los diseñadores a familiarizarse y aprender a usar la IA como herramienta creativa en vez de hacer ellos todo desde cero.

Sin embargo, es esto también lo que ha causado temor en los artistas y demás diseñadores, pues hay una gran incertidumbre sobre el impacto que tendrá la IA en la creatividad de las personas. Sin contar que ha surgido un movimiento que rechaza el uso de la inteligencia artificial para fines creativos, tanto en publicidad, como videojuegos, cine y demás rubros.

Pero no es todo, ya que Jon también señala que, con el paso del tiempo, se ha vuelto mucho más difícil detectar a simple vista cuando se ha utilizado la IA para fines artísticos. Y un buen ejemplo de ello ha sido la propia publicidad de Microsoft.

Y es que el equipo de diseño visual optó por hacer una campaña interesante de publicidad, utilizando herramientas generativas de IA por allá por 2022. Entonces, recientemente, revelaron que el anuncio de la Surface se hizo con IA generativa.

Básicamente, los diseñadores crearon varias imágenes completas de un equipo Surface en distintas ubicaciones y, después, las introdujeron en aplicaciones de IA generativa para añadir movimiento y crear un vídeo. De esta manera, obtuvieron un anuncio de 55 segundos que sirve como comercial de la Surface Laptop y la Surface Pro. Esta publicidad se puede ver en YouTube desde hace meses.

La visión que tiene Jon Friedman es que, en un futuro no muy lejano, todas estas aplicaciones de IA se implementarán de esta forma, como una nueva herramienta para los diseñadores y creadores de contenido. Pero no va a reemplazar a las personas ni el valor humano ni su creatividad, como algunos temen.

Sin embargo, también reconoce que, aunque la IA puede ser algo muy positivo para ayudar a las personas a expresarse de forma más eficiente, también puede sentirse culpable, pues no sabe del todo qué posición debe tomar en el debate por el uso de la IA y el potencial que puede desbloquear.

No obstante, es importante señalar que este temor es bastante sensato, pues la IA y su implementación se ha vuelto mucho más popular y utilizada en los últimos tiempos, por lo que es natural que exista el miedo de que muchos empleos dejen de existir y seamos reemplazados por humanos. Pero resta esperar para conocer cuál será el auténtico destino de todo esto.