Microsoft Teams está en boca de todos. La plataforma de trabajo colaborativo de Microsoft está siendo un éxito y cada vez más empresas e instituciones lo utilizan en su día a día. La pandemia mundial provocada por el COVID-19 ha acelerado la transformación digital y Teams ha sido uno de los principales beneficiados. A continuación, os contaremos qué es Microsoft Teams a modo introductorio, os explicaremos cómo descargarlo para las distintas plataformas y hablaremos sobre sus características más interesantes.

1. ¿Qué es Microsoft Teams? ¿Para qué sirve?

Microsoft Teams es una plataforma de comunicación y colaboración en línea. Se trata de un producto enfocado a organizar de manera eficiente grupos de trabajo. Para ello, hace uso de características tales como chat de texto, videollamadas, almacenamiento de archivos y diversas aplicaciones.

Microsoft Teams se integra en el ecosistema de Microsoft 365 (anteriormente conocido como Office 365) para ofrecer una solución integral a empresas e instituciones públicas. Su principal rival en el mercado es Slack y viene a superar a Skype Empresarial, el anterior producto de Microsoft que cubría esta función.

Aunque tiene una relevancia mucho menor en este ámbito, también podremos utilizar Teams para hablar con nuestros familiares, amigos o pareja. Teams for Life no es otra cosa que la propia aplicación de Microsoft Teams, que nos permite crearnos una cuenta personal paralelamente a nuestra cuenta empresarial para mantener el contacto con nuestros seres queridos sin tener que acudir a otros servicios como WhatsApp o Telegram.

2. Principales características

Equipos

En Teams, los trabajadores de una misma organización se agrupan en equipos. El equipo suele estar enfocado a una tarea concreta o a un determinado proyecto. Los equipos, al mismo tiempo, se subdividen en canales, como veremos a continuación.

Así, por ejemplo, nosotros estamos organizados en dos equipos. Uno de ellos está dedicado a Microsofters y el otro a Tecnología por Palabras, nuestra matriz. De este modo conseguimos separar dos espacios de trabajo totalmente diferenciados donde se involucran personas distintas.

Canales

Dentro de cada equipo, los canales nos permiten subdividir las áreas de trabajo. Sin ellos, el feed del equipo estaría lleno de asuntos que en ocasiones no estarían relacionados y no interesarían a todos los miembros del mismo.

En nuestro caso, el equipo «Microsofters» está dividido en tres canales: General, Artículos y YouTube. De esta forma nos es mucho más fácil saber a qué canal acudir cuando buscamos algo en concreto y podemos organizar nuestros archivos. Recientemente, los de Redmond presentaron los «canales compartidos» bajo el nombre de Microsoft Teams Connect, introduciendo una fantástica forma de compartir canales con miembros de la organización o externos.

Feed de actividad

La primera opción del menú lateral izquierdo de Teams se llama «Actividad», su icono es una campana y, como podéis imaginar, es un panel de notificaciones. Gracias a este apartado podréis estar al tanto de todo lo que ocurre en vuestros equipos y canales.

Aquí encontraréis todos aquellos mensajes en los que habéis sido mencionados, mensajes que os han respondido y reacciones a vuestros mensajes. Además, desde el apartado de la configuración podréis personalizar este feed y decidir qué tipo de información queréis que se os muestre. También os permite ver un historial de vuestra propia actividad.

Chat

No podía faltar en esta lista el chat, una de las funciones más utilizadas en Teams. A pesar de que Teams es una herramienta colaborativa y de grupo, en ocasiones necesitamos hablar con una persona en concreto. En estos casos no tendría sentido «ensuciar» los canales del grupo con una conversación privada que no reviste interés para los demás. Por eso existe el chat.

El chat de Teams es de lo más completo. Permite editar el formato del texto, adjuntar archivos, insertar stickers y emojis o marcar el mensaje como «importante» o «urgente». Tendremos una pestaña de «Archivos» en el propio chat para ver todos los documentos y archivos multimedia que hemos compartido con esa persona a lo largo del tiempo.

Llamadas y videollamadas

No podíamos dejar de hablar lo que hace a Teams tan especial: las llamadas y, en especial, las videollamadas. ¿Qué pueden ofrecernos las videollamadas de Teams respecto a la competencia?

• Gran calidad de audio gracias al códec Satin.
• Funciones especiales para los administradores como conceder turnos de palabra, silenciar o apagar la cámara de participantes.
• Modo Juntos (Together Mode): las reuniones no tienen por qué ser aburridas y distantes. ¿Por qué no simular que estamos en una misma sala gracias a la inteligencia artificial?
• Reuniones interactivas gracias a las reacciones en vivo. ¡Reacciona con emojis que muestren tu aprobación y apoyo mientras habla un interlocutor!
• Cibercafés y salas de descanso. ¡El teletrabajo no debe privar a los trabajadores de su merecido descanso!
• Presentaciones en directo y de calidad gracias a PowerPoint Live.

3. ¿Puedo usar Microsoft Teams de forma gratuita?

La respuesta rápida es SÍ. Sin embargo, la versión gratuita de Microsoft Teams no cuenta con todas las características y ventajas de la versión completa. A continuación, os proporcionamos una tabla con las principales diferencias:

Además, los que paguen por el servicio de Microsoft 365 (anteriormente conocido como Office 365) podrán gozar de características especiales para los administradores como:

• Herramientas para gestionar usuarios y aplicaciones.
• Informes de uso para los servicios de Microsoft 365.
• Ajustes de usuario y políticas configurables.

4. ¿Cómo descargar Microsoft Teams?

Microsoft Teams es un servicio multiplataforma. Existen aplicaciones para Windows, MacOS, iOS y Android. Además, podréis disfrutar de la versión web de Teams a través del navegador, la cual cada vez se asemeja más a la aplicación de escritorio. De hecho, los de Redmond tienen planes de convertir la aplicación de escritorio de Teams en una aplicación web. A continuación, os dejamos los enlaces de descarga:

Descarga Microsoft Teams para Windows o MacOS

Descargar QR-Code

Microsoft Teams

Developer: Microsoft Corporation

Price: Free

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Ya os hablábamos el otro día de algunas de las características que van a llegar a Microsoft Teams durante los meses de marzo y abril. Pero, siempre hay características que merecen mención aparte. Ese tipo de funcionalidades que son tan esperadas que son acogidas por la comunidad. La opción de citar a ciertos mensajes era algo muy demandado por la comunidad de Teams en Windows 10.

En abril ya podrás citar mensajes en Teams

La realidad es que la manera que teníamos de hacerlo ahora era contestar muy rápido o contestar mencionando a la persona implicada o usar nuestro smartphone. Ahora, hemos sabido a través de Dr. Windows que el gigante de Redmond va a mejorar la experiencia de Teams en general añadiendo la capacidad de citar, más opciones de emojis y mucho más.

En el mes de abril podremos contestar y citar a mensajes específicos dentro de un chat o canal. Esto facilita poner en contexto cada mensaje especialmente en chats grupales con mucha gente. Esta característica estaba disponible en Teams para smartphones, pero no había llegado al escritorio.

Además, va a ofrecer nuevos emojis que permitirá que seamos más expresivos y divertidos dentro de Teams. Así, pasamos de disponer de 85 emojis a más de 800. Podremos elegir el tono de piel, categoría y un atajo para el selector de emojis.

Por último, pero no menos importante, Microsoft permitirá el soporte de firmas de terceros para la aprobación de documentos. Podremos utilizar Adobe Sign o Docusign con la nueva app de Aprobación.

Todas estas características, así como las mencionadas el otro día, se estima que lleguen entre finales de este mes y el siguiente. Pero si hubiese algún problema podrían retrasarse levemente. Nos encanta ver como Teams sigue creciendo y ofreciendo respuesta a las peticiones de los usuarios y sin duda la capacidad de citar será muy aplaudida por los usuarios.

Hace no mucho tiempo dependíamos de Google o de hacer un Doodle para poder hacer encuestas cómodamente. Sin embargo, Microsoft Forms ha llegado para ofrecer una alternativa adicional. Forms lleva con nosotros unos años y ahora por fin llega una característica solicitada desde 2016. 

Comparte fácilmente cuestionarios de Microsoft Forms

La petición en 2016 era muy sencilla, se pedía que los cuestionarios pudiesen disponer de un enlace abreviado o acortado. Esto tan sencillo ha tardado más tiempo del que debería, pero ya ha empezado a llegar a los usuarios.

Como podéis observar, tenemos diferentes maneras de compartir un formulario, mediante un enlace corto, mediante un código QR, integrado en una página web o enviándolo por correo electrónico. Diferentes opciones para adaptarlo a nuestras necesidades.

Con la inclusión del enlace acortado se facilita el poder compartirlo incluso en redes sociales sin que esto ocupe la mitad del mensaje. Últimamente Microsoft ha estado potenciando Microsoft Forms y esto es solo una muestra más de ello.

Os recordamos que Microsoft Forms ya está disponible no solo en cuentas empresariales y educativas sino también en cuentas Microsoft. De este modo el gigante de Redmond compite al fin con Google y su solución de cuestionarios. Ya os mostramos su funcionamiento y en esta ocasión os mostramos una nueva funcionalidad muy demandada por los usuarios.

Así que si queréis integrar un cuestionario que se adapte bien en el correo y en las diferentes aplicaciones de Office os recomendamos encarecidamente que probéis Microsoft Forms. Una gran solución para trabajar con formularios de todo tipo. Además,Compa y permite a los profesores saber mejor lo que piensan los alumnos o si han comprendido bien lo que se ha explicado. Muy pronto veremos que nuevas sorpresas está preparando Microsoft en su aplicación de encuestas y formularios