Ayer había evento especial de OneDrive y Copilot y ha habido novedades más allá de la Inteligencia Artificial. Microsoft ha comenzado a desplegar Hero Links, un nuevo sistema para compartir archivos en OneDrive y SharePoint que promete acabar con uno de los problemas más habituales de estas plataformas: la acumulación de enlaces con distintos permisos para un mismo documento.
La novedad permite utilizar un enlace principal por archivo o carpeta y, lo más importante, modificar quién puede acceder a su contenido incluso después de haberlo compartido, sin necesidad de generar otro enlace y enviarlo nuevamente. Esto permite controlar más cómodamente los enlaces y no disponer de infinidad de enlaces.
OneDrive estrena Hero Links: un único enlace que puedes modificar cuando quieras
Hasta ahora, compartir documentos en OneDrive podía resultar más complicado de lo necesario. Un mismo archivo podía terminar asociado a varios enlaces, cada uno con sus propias condiciones de acceso. Por ejemplo, si compartíamos un documento exclusivamente con determinados compañeros y posteriormente queríamos que pudiera consultarlo toda la organización, normalmente teníamos que crear otro enlace con los permisos adecuados.
Con Hero Links, Microsoft simplifica este proceso. Cada archivo y carpeta dispone de un enlace principal cuyos permisos pueden modificarse en cualquier momento. Esto significa que podemos compartir un documento con un grupo reducido de usuarios y ampliar posteriormente su acceso sin cambiar la dirección original. También es posible hacer lo contrario: restringir el acceso a un enlace que anteriormente estaba disponible para más personas.
El sistema funciona de manera unificada, independientemente de si copiamos el enlace desde el navegador, utilizamos el menú de compartir o lo enviamos por correo electrónico. Se acabó tener infinidad de enlaces, ahora tenemos un enlace único que podemos controlar cómodamente sus permisos.
Microsoft también mejora la seguridad y el control de los permisos
Uno de los aspectos más importantes de Hero Links es que los enlaces no conceden acceso indiscriminado de forma predeterminada. Inicialmente, el enlace principal solo permite acceder a quienes ya tienen autorización sobre el archivo. A partir de ahí, el usuario puede ampliar su alcance, por ejemplo, a otros miembros de su organización, siempre que las políticas establecidas por el administrador lo permitan. Microsoft también introduce otras mejoras en la gestión del acceso:
- Los usuarios con permisos de edición pueden volver a compartir documentos y añadir colaboradores, si la configuración lo permite.
- Los permisos de las carpetas pueden aplicarse a los archivos de su interior.
- Los administradores pueden establecer el público predeterminado de los enlaces para cada sitio de SharePoint o cuenta de OneDrive.
- La nueva interfaz facilita consultar quién tiene acceso a cada documento y modificar sus permisos.
Además, los enlaces creados anteriormente seguirán funcionando. Aparecerán agrupados en el apartado Other Links (Otros enlaces), desde donde se podrán administrar sus opciones de acceso, edición y caducidad. Esto último es importante: Hero Links no elimina por completo la posibilidad de mantener diferentes enlaces para necesidades específicas.
¿Cuándo estarán disponibles los Hero Links en España?
Microsoft presentó originalmente esta nueva experiencia de uso compartido en mayo de 2025, pero su despliegue general ha comenzado en octubre de 2026. Según el calendario actualizado de Microsoft 365, la distribución se realizará progresivamente hasta finales de noviembre de 2026, también para los clientes europeos.
La novedad afecta a las experiencias de uso compartido de OneDrive, SharePoint y Microsoft 365, tanto en entornos de escritorio como en dispositivos móviles. Su disponibilidad concreta dependerá del despliegue en cada organización. Los usuarios no necesitan realizar ninguna instalación adicional. Cuando la función esté habilitada, encontrarán la nueva experiencia directamente en el menú de compartir.
Una mejora necesaria para OneDrive, especialmente en el trabajo
Aunque Hero Links no introduce nuevas capacidades de almacenamiento ni modifica la sincronización de archivos, sí aborda un problema cotidiano de Microsoft 365.
La posibilidad de cambiar los permisos de un documento sin generar otro enlace puede ahorrar tiempo y reducir errores, especialmente en organizaciones donde los archivos pasan constantemente entre equipos y departamentos.
También supone un paso hacia una experiencia de OneDrive más sencilla y coherente. Eso sí, tener un único enlace principal no garantiza por sí solo que un archivo esté protegido: los permisos directos, heredados y de otros enlaces siguen siendo importantes.
Para los usuarios de Microsoft 365, la recomendación es sencilla: esperar a que se complete el despliegue y familiarizarse con el nuevo panel de permisos. Los administradores, por su parte, deberían revisar las políticas de acceso antes de ampliar el uso de Hero Links. Es un cambio menos vistoso que las nuevas funciones de inteligencia artificial, pero probablemente mucho más útil en el día a día.
