Durante prácticamente toda la historia de Excel ha existido una regla que parecía inamovible: una celda, un valor. Podíamos escribir varios nombres separados por comas, por supuesto, pero para Excel aquello seguía siendo una única cadena de texto. Microsoft acaba de empezar a cambiar esa idea con una de las novedades más profundas que ha recibido Excel en mucho tiempo: las listas y los arrays dentro de las propias celdas.
La compañía está probando esta funcionalidad en el canal Beta de Excel para Windows y macOS, permitiendo que una misma celda pueda almacenar varios elementos independientes y trabajar posteriormente con ellos mediante filtros, fórmulas y cálculos.
Excel rompe una regla que llevaba 40 años vigente
Hasta ahora, si una celda contenía algo como:
Carlos, Marta, Alberto
Excel veía todo el contenido como un único valor de texto. Esto puede servir visualmente, pero genera muchos problemas cuando queremos analizar los datos. Por ejemplo, filtrar todos los proyectos en los que participe Marta o realizar operaciones individuales con cada uno de los elementos requiere normalmente recurrir a fórmulas, columnas adicionales o Power Query.
Las nuevas listas de Excel cambian esta situación. Ahora será posible almacenar varios elementos dentro de una única celda mientras Excel sigue reconociéndolos como valores independientes.
Un ejemplo sería una tabla de proyectos donde una celda contenga varios responsables. Los nombres pueden mantenerse juntos visualmente sin perder la capacidad de trabajar con cada uno de ellos por separado.
Así funcionan las nuevas listas de Excel
Crear una lista será bastante sencillo. Microsoft permite hacerlo desde Insertar > Lista o utilizando el atajo de teclado Ctrl + J. Después basta con escribir o pegar diferentes elementos separados por comas o punto y coma, dependiendo de la configuración regional del equipo.
La celda mostrará un pequeño indicador que permite consultar los elementos que contiene. Además, podremos editar la lista de una forma similar a cualquier otra celda, haciendo doble clic sobre ella o pulsando F2. Lo realmente interesante aparece cuando empezamos a trabajar con esos datos.
Excel podrá, por ejemplo, filtrar una tabla utilizando uno de los valores contenidos dentro de una lista, en lugar de tratar todo el contenido de la celda como una única cadena de texto.
Y si hacemos referencia desde una fórmula a una celda que contiene una lista, Excel puede devolver todos sus elementos individualmente.
Los arrays también pueden vivir dentro de una celda
Las listas son solamente la parte más visible de un cambio bastante más profundo en el funcionamiento de Excel. Microsoft también está introduciendo los llamados arrays en celdas.
Hasta ahora, las fórmulas de matriz dinámica podían devolver varios resultados que se expandían —o derramaban— automáticamente sobre las celdas adyacentes. Con el nuevo sistema, Excel puede mantener todo ese array dentro de una única celda.
Para hacerlo, Microsoft permite envolver el resultado de determinadas fórmulas entre llaves { }.
Esto abre una posibilidad especialmente interesante para hojas de cálculo complejas: mantener estructuras completas de datos dentro de una tabla sin necesidad de reservar múltiples filas o columnas para los resultados de una fórmula.
Y todavía hay más: arrays dentro de otros arrays
Excel también empieza a admitir arrays anidados, es decir, arrays que pueden contener otros arrays.
Por ejemplo:
={{1,2,3};{4,5,6}}
Hasta ahora, determinadas fórmulas capaces de generar una estructura de este tipo podían terminar devolviendo únicamente parte del resultado o incluso un error #CALC!.
Con el nuevo modelo, las fórmulas compatibles pueden conservar toda la estructura de datos.
Microsoft pone como ejemplo funciones como TEXTSPLIT, cuyos resultados pueden mantenerse ahora como arrays separados dentro de otro array para seguir trabajando posteriormente con ellos.
Excel estrena cuatro nuevas funciones
Para trabajar con estas nuevas estructuras Microsoft también ha creado cuatro funciones adicionales.
FLATTEN(array, [pad_value], [levels]) permite simplificar arrays anidados eliminando uno o varios niveles de profundidad.
A ella se suman tres funciones destinadas a buscar elementos dentro de un array:
- HAS comprueba si un determinado valor aparece dentro del array.
- HASANY devuelve verdadero si aparece cualquiera de los valores indicados.
- HASALL exige que estén presentes todos los valores especificados.
Estas funciones permitirán crear búsquedas y filtros bastante más sofisticados sin tener que recurrir a estructuras de fórmulas mucho más complicadas.
Un cambio mucho más importante de lo que parece
Puede parecer simplemente una forma más cómoda de almacenar varias etiquetas dentro de una celda, pero la modificación tiene implicaciones bastante mayores.
Una tabla podría guardar, por ejemplo, todos los participantes de un proyecto en una única celda; un formulario podría almacenar varias respuestas seleccionadas manteniéndolas como valores independientes; y determinados cálculos podrían generar estructuras completas de datos sin ocupar decenas de celdas.
También permitirá construir modelos en los que cada fila represente realmente una entidad, aunque alguno de sus campos contenga un número variable de elementos.
Es un cambio que acerca en cierta forma las hojas de cálculo al comportamiento de estructuras utilizadas habitualmente en programación y bases de datos.
Todavía existen importantes limitaciones
Eso sí, estamos ante una funcionalidad en desarrollo y Microsoft reconoce que todavía existen bastantes limitaciones.
Actualmente, entre otras cosas, el formato condicional no puede inspeccionar directamente el contenido de estos arrays salvo mediante fórmulas; la validación de datos no puede utilizarlos directamente como elementos de una lista desplegable; los gráficos no expanden sus valores; y las tablas dinámicas tampoco pueden interpretarlos todavía como fuente de datos.
Power Query tampoco puede cargar o generar columnas con arrays, mientras que Buscar y reemplazar no permite sustituir elementos individuales almacenados dentro de listas o arrays.
Por esta razón, la propia Microsoft recomienda no utilizar todavía estas funciones en libros de Excel importantes o críticos mientras permanezcan en fase de vista previa.
¿Quién puede probar las nuevas listas de Excel?
Por ahora la funcionalidad se está distribuyendo progresivamente entre los usuarios del canal Beta de Microsoft 365 Insider.
Microsoft indica estas versiones mínimas:
Windows: versión 2610, compilación 20520.20000 o posterior.
Mac: versión 16.114, compilación 26092111 o posterior.
Además, buena parte de los cálculos que utilizan arrays anidados requieren la nueva Compatibility Version 3, configurable desde las opciones de cálculo del libro.
Microsoft advierte de que algunas fórmulas existentes pueden producir resultados diferentes utilizando esta nueva versión de compatibilidad, por lo que seguirá siendo posible mantener determinados archivos en las versiones 1 o 2.
Y como ocurre habitualmente con las funciones Insider, disponer de la versión correcta de Excel no garantiza que aparezcan inmediatamente: Microsoft realiza el despliegue de forma gradual y puede modificar, detener o incluso retirar funciones durante las pruebas.
Una pequeña revolución dentro de Excel
Microsoft lleva años evolucionando Excel mucho más allá de la tradicional hoja de cálculo. Las matrices dinámicas, Python, nuevas funciones de análisis y ahora la integración de estructuras de datos más complejas están cambiando poco a poco lo que puede hacerse dentro de una celda.
Las nuevas listas probablemente sean la parte que más usuarios notarán, pero permitir que los arrays se conviertan en valores almacenados dentro de una celda supone un cambio mucho más profundo en la arquitectura de Excel. Después de 40 años, aquello de que una celda solamente puede contener un valor empieza a formar parte del pasado.
