Como cada semana tenemos que hablar de Teams, la plataforma de Microsoft está en auge y se nota. Tiene infinidad de cosas buenas y facilita mucho trabajar con gente de todo el mundo. Sin embargo, hasta ahora, Microsoft Teams tenía una limitación: no era fácil trabajar con personas de otros tenants o dominios.
Un tenant es un conjunto de usuarios, grupos y recursos que comparten una suscripción a Microsoft 365. Cada tenant tiene un dominio único, como @contoso.com o @fabrikam.com. Los usuarios que lo comparten pueden acceder fácilmente a los recursos compartidos dentro de su organización, pero no a los de otras organizaciones. Esto suponía un problema para los usuarios que necesitaban colaborar con personas externas a su inquilino, como clientes, proveedores o socios.
Para solucionar este problema, Microsoft ha anunciado una nueva función que facilita el trabajo con personas de otros tenants en Microsoft Teams. Se trata de la función de invitado externo (External Guest), que permite a los usuarios invitar a personas de otros dominios a sus equipos y canales sin necesidad de cambiar de cuenta o de aplicación.
¿Cómo funciona la función de invitado externo en Microsoft Teams?
La función de invitado externo en Microsoft Teams funciona de la siguiente manera:
- El usuario que quiere invitar a una persona externa a su equipo o canal debe tener permiso para agregar invitados en su inquilino. Este permiso se puede configurar desde el centro de administración de Microsoft 365.
- El usuario debe enviar una invitación por correo electrónico a la persona externa que quiere agregar. La persona externa debe tener una cuenta de Microsoft 365 o una cuenta personal de Microsoft (como Outlook.com o Hotmail.com).
- La persona externa debe aceptar la invitación y seguir las instrucciones para unirse al equipo o canal. La persona externa podrá acceder al equipo o canal desde su propia aplicación de Microsoft Teams, sin tener que salir de su inquilino.
- La persona externa podrá participar en las conversaciones, ver los archivos y usar las aplicaciones del equipo o canal al que ha sido invitada. Sin embargo, tendrá algunas restricciones, como no poder crear canales privados, eliminar mensajes o editar la configuración del equipo.
Esta nueva función en Microsoft Teams está disponible para todos los usuarios con una licencia comercial o educativa de Microsoft 365. La función se puede activar o desactivar desde el centro de administración de Microsoft 365.
¿Qué beneficios tiene la función de invitado externo para los usuarios de Microsoft Teams?
La función de invitado externo en Microsoft Teams ofrece varios beneficios para los usuarios, especialmente para los que trabajan con personas de otras organizaciones. Estos son algunos de ellos:
- Facilita la colaboración: La función permite a los usuarios trabajar con personas externas sin tener que cambiar de cuenta o de aplicación. Esto hace que la comunicación y el intercambio de información sean más rápidos y sencillos.
- Mejora la productividad: La función permite a los usuarios acceder a todos los recursos y herramientas del equipo o canal al que han sido invitados. Esto les ayuda a realizar sus tareas y proyectos con más eficiencia y calidad.
- Aumenta la seguridad: La función permite a los administradores controlar quién puede invitar a personas externas y qué permisos tienen estas personas. Esto evita el acceso no autorizado o el uso indebido de los datos y recursos del inquilino.
La función de invitado externo en Microsoft Teams es una novedad importante que mejora la experiencia de usuario y la competitividad de la plataforma. Los usuarios interesados pueden probarla ya activando la función desde el centro de administración.
