Hasta ahora, la forma más común de utilizar los datos de Forms era exportar los datos a un archivo de Excel y trabajar con él de forma local o en la nube. Sin embargo, esto implicaba tener varios archivos de Excel para cada proyecto de Forms, lo que podía resultar engorroso y poco práctico.
Por suerte, Microsoft ha anunciado una nueva funcionalidad que soluciona este problema: la sincronización de datos de Forms con Excel en la web. Esta característica permite que los datos de Forms se actualicen automáticamente en una hoja de cálculo de Excel en la web, sin necesidad de exportarlos manualmente.
Cómo sincronizar los datos de Forms con Excel en la web
Para aprovechar esta nueva funcionalidad, solo hay que seguir unos sencillos pasos:
- Abrir un proyecto activo de Forms, ya sea una encuesta, un cuestionario o un formulario.
- Ir a la página de “Respuestas” y hacer clic en la opción “Abrir resultados en Excel”.
- Esto creará una hoja de cálculo de Excel en el servicio de nube de OneDrive y la abrirá en el sitio web de Excel.
- A partir de ese momento, cualquier nueva respuesta al proyecto de Forms se sincronizará automáticamente con la hoja de cálculo de Excel en la web cada vez que se abra.
Los beneficios de la sincronización de datos de Forms con Excel en la web
Esta nueva funcionalidad tiene varias ventajas para los usuarios de Forms, tanto en el ámbito educativo como en el empresarial.
- Permite trabajar con una sola hoja de cálculo de Excel para examinar los datos de un proyecto de Forms, sin tener que crear o gestionar múltiples archivos.
- Facilita el análisis de datos en tiempo real, ya que se pueden aplicar fórmulas, gráficos, tablas dinámicas y otras herramientas de Excel en la web para obtener información valiosa.
- Mejora la colaboración y la comunicación, ya que se puede compartir la hoja de cálculo de Excel en la web con otras personas y trabajar en ella de forma simultánea y segura.
Microsoft ha puesto algunos ejemplos de cómo se puede usar esta funcionalidad en diferentes escenarios:
- Los profesores pueden recoger los datos de los cuestionarios de Forms de sus alumnos, incluso de varias clases. Reuniéndolos en una sola hoja de cálculo de Excel en la web. Así, pueden profundizar en los datos de esos cuestionarios y ayudar a cualquier alumno que pueda necesitar ayuda y mejoras.
- Una empresa usa Excel para registrar manualmente cada solicitud de instalaciones de oficina en un libro de trabajo. Este se comparte entre diferentes departamentos para actualizar y reportar el estado de forma manual. Al usar la sincronización de datos de Forms con Excel, pueden distribuir un formulario de instalaciones de oficina a través de Microsoft Forms y compartir el libro de trabajo de Excel en la web con las respuestas. Cada departamento puede revisar las solicitudes sincronizadas y actualizar el estado de las que le correspondan.
La sincronización de datos de Forms solo está disponible para la versión web de Excel
De momento, la sincronización de datos de Forms solo se puede hacer con la versión web de Excel. No se sabe si esta funcionalidad se añadirá a las versiones de escritorio o móviles de Excel.
Microsoft Forms es una herramienta muy útil para crear y compartir proyectos de recogida de información, y ahora lo es aún más con la integración con Excel en la web. Si quieres probar esta nueva funcionalidad, puedes acceder a Microsoft Forms desde aquí.
